Gestione quotidiana e raccomandazioni di sicurezza per gli utenti di Microsoft 365

1. Sicurezza della password e dell’account

• Una politica di password forti: utilizza password di lunghezza superiore a 12 caratteri, che combinino lettere maiuscole e minuscole, numeri e simboli. Cambiale ogni 90 giorni per evitare accessi non autorizzati.
• Autenticazione a più fattori (MFA): aggiungi ulteriore sicurezza richiedendo la verifica tramite un’applicazione o un SMS.
• Evita di condividere gli identificatori: Impedisci l’accesso non autorizzato. Segnala immediatamente al supporto informatico qualsiasi account compromesso.

2. Sicurezza delle e-mail

• Identificare le e-mail di phishing: fai attenzione ai messaggi urgenti o inaspettati, controlla attentamente i mittenti ed evita di inviare informazioni sensibili.
• Allegati e link: Non aprire gli allegati e non cliccare sui link provenienti da fonti sconosciute. Controlla i link prima di cliccarli.
• Comunicazioni e-mail sicure: cripta le e-mail sensibili per proteggere i dati riservati.

3. Gestione e archiviazione dei dati

• OneDrive e SharePoint: archivia i tuoi file online in modo sicuro per proteggere i tuoi dati, facilitare la collaborazione e beneficiare di backup automatici.
• Condivisione di file: usa i link sicuri di Microsoft invece di inviare allegati via e-mail. Controlla regolarmente le autorizzazioni dei file condivisi.
• Backup e ripristino: sincronizza regolarmente i tuoi dati sul cloud per garantire il ripristino in caso di cancellazione accidentale o di guasto hardware.

4. Sicurezza e manutenzione dell’attrezzatura

• Accesso sicuro: accedi a Microsoft 365 solo da dispositivi sicuri e reti affidabili per evitare potenziali intrusioni.
• Aggiornamenti del dispositivo: installa regolarmente gli aggiornamenti del sistema e dell’antivirus per evitare vulnerabilità.
• Gestione dei dispositivi mobili: registra i tuoi dispositivi con strumenti come Microsoft Intune per migliorare il controllo e la gestione della sicurezza.

5. Strumenti di comunicazione e collaborazione

• Sicurezza di Microsoft Teams: gestisci le autorizzazioni dei canali, evita le discussioni delicate nei canali aperti e controlla i partecipanti alle riunioni.
• Riunioni online sicure: utilizza sale d’attesa o password per gestire i partecipanti e migliorare la sicurezza.

6. Sensibilizzazione degli utenti

• Rimani informato: ti eniti aggiornato sui rischi e sulle minacce alla sicurezza nell’ambiente digitale.
• Incidenti di sicurezza: conosci le procedure di segnalazione della tua organizzazione. Segnala immediatamente qualsiasi attività sospetta o violazione all’assistenza IT.

7. Riservatezza e privacy

• Protezione dei dati: segui le linee guida organizzative e normative (come il RGPD) quando tratti dati personali sensibili.
• Accordi di riservatezza: comprendi i tuoi obblighi di riservatezza. Segnala tempestivamente qualsiasi divulgazione accidentale.

8. Disconnessione e gestione della sessione

• Sicurezza della sessione: Effettua sempre il logout o blocca la tua postazione di lavoro quando esci, per ridurre il rischio di accesso non autorizzato.
• Computer pubblici: evita di accedere a Microsoft 365 su dispositivi condivisi. Se necessario, usa la modalità di navigazione privata e poi disconnettiti completamente.

9. Amministrazione di base di Microsoft 365 (per amministratori alle prime armi)

• Gestione degli utenti: verifica regolarmente i ruoli e i livelli di accesso per assicurarsi che i permessi corrispondano alle responsabilità lavorative.
• Gestione dei gruppi: Definisci chiaramente chi fa parte di ogni gruppo o team. Controlla regolarmente i gruppi per mantenere la sicurezza e l’efficienza.
• Gestione delle licenze: gestisci le licenze degli utenti in modo efficiente. Rimuovi le licenze inutilizzate per ottimizzare i costi.
• Registri di audit: controlla periodicamente i registri di audit per individuare e indagare su attività sospette.
• Centro sicurezza e conformità: impara a conoscere le impostazioni di base del Centro sicurezza e conformità di Microsoft 365 per gestire i criteri di prevenzione della perdita di dati, la protezione dalle minacce e gli obblighi di conformità.

10. Rapporti e assistenza

• Helpdesk IT: segnalare rapidamente i problemi. Mantieni una comunicazione aperta con l’assistenza IT per risolvere rapidamente i problemi di sicurezza.

Elenco riassuntivo

☐ Utilizza password forti e univoche ☐ Abilita l’autenticazione a più fattori ☐ Vigila contro le minacce di phishing via e-mail ☐ Esegui backup regolari su OneDrive o SharePoint ☐ Esegui regolarmente la sicurezza e gli aggiornamenti dei dispositivi ☐ Gestisci in modo rigoroso la condivisione dei file ☐ Rimani informato sui rischi per la sicurezza ☐ Segnala tempestivamente gli incidenti all’IT ☐ Esamina regolarmente i ruoli degli utenti, le licenze e i log di audit.

Conclusione

Seguire queste raccomandazioni garantisce un ambiente Microsoft 365 sicuro, efficiente e ben gestito, riducendo in modo significativo i rischi per la sicurezza e le sfide amministrative.