Tägliche Verwaltung und Sicherheitsempfehlungen für Nutzer von Microsoft 365

1. Sicherheit von Passwörtern und Konten

• Starke Kennwortpolitik: Verwenden Sie Kennwörter, die länger als 12 Zeichen sind und Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbole kombinieren. Ändern Sie diese alle 90 Tage, um sich vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.
• Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): Fügen Sie zusätzliche Sicherheit hinzu, indem Sie eine Überprüfung über eine Anwendung oder eine SMS verlangen.
• Vermeiden Sie das Teilen von Zugangsdaten: Verhindern Sie unberechtigten Zugriff. Melden Sie kompromittierte Konten sofort dem IT-Support.

2. Sicherheit von E-Mails

• Phishing-E-Mails identifizieren: Seien Sie misstrauisch gegenüber dringenden oder unerwarteten E-Mails, überprüfen Sie sorgfältig die Absender und vermeiden Sie die Übertragung sensibler Informationen.
• Anhänge und Links : Öffnen Sie keine Anhänge und klicken Sie nicht auf Links von unbekannten Quellen. Überprüfen Sie die Links, bevor Sie sie anklicken.
• Sichere E-Mail-Kommunikation: Verschlüsseln Sie sensible E-Mails, um vertrauliche Daten zu schützen.

3. Verwaltung und Speicherung von Daten

• OneDrive und SharePoint: Speichern Sie Ihre Dateien sicher online, um Ihre Daten zu schützen, die Zusammenarbeit zu erleichtern und von automatischen Sicherungen zu profitieren.
• Dateifreigabe: Verwenden Sie sichere Links von Microsoft, anstatt Anhänge per E-Mail zu versenden. Überprüfen Sie regelmäßig die Berechtigungen für freigegebene Dateien.
• Sicherung und Wiederherstellung: Synchronisieren Sie Ihre Daten regelmäßig mit der Cloud, um eine Wiederherstellung im Falle einer versehentlichen Löschung oder eines Hardwarefehlers zu gewährleisten.

4. Sicherheit und Wartung der Geräte

• Sicherer Zugriff: Greifen Sie auf Microsoft 365 nur von sicheren Geräten und vertrauenswürdigen Netzwerken aus zu, um potenzielle Eindringlinge zu vermeiden.
• Geräte-Updates: Installieren Sie regelmäßig System-Updates und Antivirenprogramme, um Schwachstellen zu vermeiden.
• Verwaltung mobiler Geräte: Registrieren Sie Ihre Geräte in Tools wie Microsoft Intune, um die Kontrolle und Verwaltung der Sicherheit zu verbessern.

5. Werkzeuge für Kommunikation und Zusammenarbeit

• Microsoft Teams Sicherheit: Verwalten Sie die Berechtigungen der Kanäle, vermeiden Sie sensible Diskussionen in offenen Kanälen und kontrollieren Sie die Teilnehmer an Besprechungen.
• Sichere Online-Konferenzen: Verwenden Sie Warteräume oder Passwörter, um die Teilnehmer zu verwalten und die Sicherheit zu erhöhen.

6. Sensibilisierung der Nutzer

• Bleiben Sie auf dem Laufenden: Informieren Sie sich regelmäßig über die aktuellen Sicherheitsrisiken und -bedrohungen im digitalen Umfeld.
• Sicherheitsvorfälle: Kennen Sie die Meldeverfahren Ihrer Organisation. Melden Sie verdächtige Aktivitäten oder Verstöße sofort dem IT-Support.

7. Vertraulichkeit und Privatsphäre

• Datenschutz: Befolgen Sie die organisatorischen und gesetzlichen Richtlinien (wie die DSGVO), um mit sensiblen persönlichen Daten umzugehen.
• Vertraulichkeitsvereinbarungen: Verstehen Sie Ihre Verpflichtungen in Bezug auf die Vertraulichkeit. Melden Sie versehentliche Offenlegungen umgehend.

8. Abmelden und Sitzungsmanagement

• Sicherheit der Sitzungen : Melden Sie sich immer ab oder sperren Sie Ihren Arbeitsplatz, wenn Sie sich entfernen, um das Risiko eines unberechtigten Zugriffs zu verringern.
• Öffentliche Computer: Vermeiden Sie den Zugriff auf Microsoft 365 auf gemeinsam genutzten Geräten. Wenn nötig, verwenden Sie den privaten Surfmodus und loggen Sie sich danach vollständig aus.

9. Grundlegende Administration von Microsoft 365 (für unerfahrene Administratoren)

• Benutzerverwaltung: Überprüfen Sie regelmäßig die Rollen und Zugriffsebenen, um sicherzustellen, dass die Berechtigungen den beruflichen Verantwortlichkeiten entsprechen.
• Verwaltung von Gruppen : Definieren Sie klar, wer zu jeder Gruppe oder jedem Team gehört. Überprüfen Sie die Gruppen regelmäßig, um Sicherheit und Effizienz zu gewährleisten.
• Lizenzmanagement: Verwalten Sie die Nutzerlizenzen effizient. Löschen Sie ungenutzte Lizenzen, um die Kosten zu optimieren.
• Audit-Protokolle: Überprüfen Sie regelmäßig die Audit-Protokolle, um verdächtige Aktivitäten zu erkennen und zu untersuchen.
• Sicherheits- und Compliance-Center: Machen Sie sich mit den Grundeinstellungen des Sicherheits- und Compliance-Centers von Microsoft 365 vertraut, um die Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlust, zum Schutz vor Bedrohungen und zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen zu verwalten.

10. Meldung und Unterstützung

• IT-Helpdesk: Melden Sie Probleme schnell. Halten Sie eine offene Kommunikation mit dem IT-Support aufrecht, um Sicherheitsprobleme schnell zu lösen.

Zusammenfassende Liste

☐ Verwenden Sie starke und einmalige Passwörter ☐ Aktivieren Sie die Multi-Faktor-Authentifizierung ☐ Achten Sie auf Phishing-Bedrohungen per E-Mail ☐ Regelmäßige Backups auf OneDrive oder SharePoint ☐ Sicherung und regelmäßige Updates der Geräte ☐ Strenge Handhabung der Dateifreigabe ☐ Bleiben Sie über Sicherheitsrisiken informiert ☐ Melden Sie Vorfälle schnell der IT ☐ Überprüfen Sie regelmäßig die Benutzerrollen, Lizenzen und Audit-Protokolle.

Schlussfolgerung

Die Einhaltung dieser Empfehlungen gewährleistet eine sichere, effiziente und gut verwaltete Microsoft 365-Umgebung, die Sicherheitsrisiken und administrative Herausforderungen erheblich reduziert.